Proč fakturovat ve Wordu
Microsoft Word má na počítači skoro každý. Pokud vystavujete pár faktur ročně, nemá smysl kvůli tomu instalovat specializovaný software. Word znáte a fakturu v něm zvládnete za 15 minut.
Typické situace, kdy Word dává smysl:
- Jednorázová zakázka nebo brigáda na IČO
- Pár faktur ročně (do 5 měsíčně)
- Vždy stejný odběratel, stejná částka
- Neplátce DPH bez složitých výpočtů
Co musí faktura obsahovat
Ať už fakturu vytvoříte v čemkoli, musí splňovat zákonné náležitosti. Základní požadavky upravuje § 29 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH a § 435 občanského zákoníku.
| Údaj | Příklad | Povinné? |
|---|---|---|
| Číslo faktury | 2026-0001 | Ano |
| Dodavatel (jméno, adresa, IČO) | Jan Novák, Pražská 12, IČO: 12345678 | Ano |
| Odběratel (jméno, adresa, IČO) | ACME s.r.o., Brněnská 5, IČO: 87654321 | Ano |
| Datum vystavení | 21. 2. 2026 | Ano |
| Datum splatnosti | 7. 3. 2026 | Ano |
| Popis zboží / služby | Tvorba webových stránek | Ano |
| Množství a cena | 1× 18 000 Kč | Ano |
| Celková částka | 18 000 Kč | Ano |
| Číslo účtu, VS | 1234567890/0800, VS 20260001 | Ano |
| DIČ (plátce DPH) | CZ12345678 | Jen plátce |
| DUZP (plátce DPH) | 20. 2. 2026 | Jen plátce |
| Sazba a výše DPH | 21 %, 3 780 Kč | Jen plátce |
Podrobný rozpis: Kompletní seznam všech náležitostí včetně speciálních případů najdete v článku Náležitosti faktury 2026.
Jak vytvořit fakturu ve Wordu krok za krokem
Postup je jednoduchý. Otevřete Word a začněte s prázdným dokumentem, nebo použijte jednu z oficiálních šablon.
- Otevřete nový dokument nebo šablonu. Word nabízí předdefinované šablony faktur (Soubor > Nový > hledejte "invoice"). Případně začněte s prázdným dokumentem.
- Vyplňte hlavičku. Nahoře uveďte název "Faktura" a její číslo. Pod tím datum vystavení a splatnosti.
- Doplňte dodavatele a odběratele. Dva sloupce vedle sebe: vlevo vaše údaje (jméno, adresa, IČO, případně DIČ), vpravo údaje odběratele.
- Vytvořte tabulku položek. Sloupce: popis, množství, jednotková cena, celkem. Pod tabulkou celková částka k úhradě.
- Přidejte platební údaje. Číslo účtu, variabilní symbol, IBAN (pokud fakturujete do zahraničí).
- Neplátce DPH: doplňte poznámku "Nejsem plátce DPH". Plátce DPH: rozepište základ daně, sazbu a výši DPH.
- Uložte jako PDF. Soubor > Uložit jako > PDF. Nikdy neposílejte fakturu jako .docx, odběratel by mohl obsah změnit.
Nejčastější chyby při fakturaci ve Wordu
Word je textový editor, ne fakturační systém. Některé chyby z toho přímo vyplývají:
- Zapomenutý variabilní symbol. Bez VS banka platbu nepřiřadí. Musíte ho doplnit ručně a ručně hlídat, že se neopakuje.
- Rozbitá tabulka při tisku. Tabulka, která vypadá dobře na obrazovce, se při exportu do PDF může rozhodit. Vždy zkontrolujte náhled tisku.
- Ruční číslování. Při desítkách faktur ročně snadno přeskočíte číslo nebo ho použijete dvakrát. Číselná řada musí být souvislá.
- Chybějící záloha. Jeden soubor na disku, žádná kopie. Když se disk poškodí, přijdete o celou evidenci.
- Špatný výpočet DPH. Word nepočítá. Základ daně, sazbu a výslednou částku musíte spočítat sami. Jedna chyba a doklad je neplatný.
Pozor: Faktura s chybějícími náležitostmi není platný daňový doklad. Finanční úřad ji může odmítnout a odběratel si nemůže uplatnit odpočet DPH. Podrobnosti v článku Náležitosti faktury 2026.
Word vs. online generátor: kdy se vyplatí přejít
Word stačí na pár faktur ročně. Jakmile fakturujete pravidelně, online nástroj ušetří čas a eliminuje chyby.
| Funkce | Word | Online generátor |
|---|---|---|
| Profesionální design | Ruční formátování | Hotové šablony |
| Výpočet DPH | Ruční (kalkulačka) | Automatický |
| Číslování faktur | Ruční | Automatické |
| Napojení na ARES | Ne | Ano, doplní údaje podle IČO |
| Historie a evidence | Soubory na disku | Přehled online |
| QR kód pro platbu | Ne | Ano, automaticky |
| Odeslání e-mailem | Ruční příloha | Jedním klikem |
| Cena | Licence Microsoft 365 | Základní funkce zdarma |
Nechcete řešit šablony?
V našem generátoru zdarma dostanete profesionální fakturu bez šablony - ale údaje vyplníte ručně, stejně jako ve Wordu.
Po registraci zdarma je to úplně jiná liga. Zadáte IČO, AI doplní firmu i položky, QR kód se vygeneruje sám. A to je jen začátek: nabídky, proformy, objednávky, katalog produktů, adresář kontaktů, skenování účtenek, sync s bankou, automatické párování plateb, opakované faktury, upomínky, daňový přehled, export do Pohody, import od konkurence, šifrování dat, dark mode. Kompletní admin panel pro vaše podnikání, ne jen fakturační nástroj.
Vyzkoušet ainvoice zdarma →Časté otázky
Mohu fakturu z Wordu poslat jako PDF e-mailem?
Ano. Elektronická faktura v PDF má stejnou právní váhu jako papírová. Stačí ji uložit přes Soubor > Uložit jako > PDF a odeslat jako přílohu e-mailu.
Musím mít placenou verzi Wordu?
Ne nutně. Fakturu vytvoříte i v bezplatném Word Online nebo v alternativách jako LibreOffice Writer. Důležité je, aby výsledné PDF obsahovalo všechny povinné náležitosti. Další šablony najdete i na stránkách create.microsoft.com.
Kdy se vyplatí přejít z Wordu na online nástroj?
Upřímně? Hned. I při dvou fakturách měsíčně ušetříte čas. V našem generátoru zdarma dostanete profesionální PDF bez šablony. Ale ainvoice po registraci je kompletní systém pro podnikání - faktury, nabídky, účtenky, daně, banka. Registrace je zdarma.
Související články: Vzor faktury 2026 · Faktura pro neplátce DPH · Faktura v Excelu · Word, Excel, nebo online? · AI faktura · QR kód na faktuře