Pohledávky OSVČ: co dělat, když klient nezaplatí

Nezaplacená faktura je realita, které čelí téměř každý živnostník. Průzkumy opakovaně ukazují, že průměrná splatnost faktur v Česku přesahuje 30 dní a zhruba každá šestá faktura se zaplatí pozdě. Část klientů prostě zapomene, část odkládá, a někteří bohužel platit nechtějí vůbec.

Tento článek vás provede celým procesem – od první zdvořilé připomínky přes právní nástroje až po exekuci. U každého kroku najdete vzor textu, který můžete rovnou použít.

Prevence: jak minimalizovat riziko před vystavením faktury

Nejlepší pohledávka je ta, která nevznikne. Pár jednoduchých opatření výrazně snižuje pravděpodobnost problémů.

Prověřte nového klienta

U nového klienta, zvlášť u větší zakázky, si vždy ověřte:

• Živnostenský nebo obchodní rejstřík – zda firma existuje a je aktivní. Zkontrolujte na rzp.cz (fyzické osoby) nebo or.justice.cz (s.r.o., a.s.).
• Insolvenční rejstřík – zda není firma v úpadku nebo v reorganizaci. Prověříte na isir.justice.cz zdarma.
• Centrální registr exekucí – exekuce na firmu jsou varováním. Nahlédnutí stojí 60 Kč na ceecr.cz.

Mějte podepsanou smlouvu nebo objednávku

Ústní dohoda je v Česku platná, ale před soudem těžko prokazatelná. Stačí i krátká e-mailová objednávka, kde klient potvrdí rozsah práce a cenu. Při větší zakázce investujte čas do smlouvy o dílo – ušetří vám nervů i peněz.

Žádejte zálohu

U nového klienta nebo větší zakázky si klidně řekněte o zálohu – typicky 30–50 % hodnoty zakázky. Záloha prověří vážnost klienta a kryje vás v případě, že zakázku nedokončíte z jeho viny. Jak na zálohy a proforma faktury popisuje náš článek zálohová vs. proforma faktura.

Nastavte kratší splatnost

Zákon nestanovuje maximální splatnost pro B2B vztahy – ale obecně platí: čím kratší splatnost, tím rychleji dostanete peníze. U menších zakázek klidně zkoušejte 7–14 dní. Standardních 30 dní nemusí být automaticky správně.

Krok 1: Přátelská připomínka (1–7 dní po splatnosti)

Den nebo dva po splatnosti je nejpravděpodobnějším vysvětlením prosté zapomenutí. Obraťte se na klienta neformálně – telefonátem nebo krátkým e-mailem. Tón udržujte přátelský: nechcete klienta zbytečně urazit.

Vzor e-mailu – přátelská připomínka

Krok 2: Formální upomínka s úroky z prodlení (8–30 dní po splatnosti)

Pokud připomínka nezabrala do týdne, přechází komunikace do formálnější roviny. V tomto e-mailu:

• Explicitně zmíníte, že klient je v prodlení
• Vyčíslíte úroky z prodlení, na které máte ze zákona nárok
• Přiložíte kopii faktury
• Stanovíte nový konkrétní termín platby (typicky 7–10 dní)

Vzor e-mailu – formální upomínka

Krok 3: Předžalobní výzva (30–60 dní po splatnosti)

Pokud ani formální upomínka nezabrala, přichází předžalobní výzva – poslední krok před soudem. Klíčový rozdíl oproti upomínce: pošlete ji doporučeně poštou (nebo datovou schránkou), abyste měli doklad o doručení.

Předžalobní výzva zákonem povinná není, ale soud při přiznávání náhrady nákladů řízení přihlíží k tomu, zda jste se pokoušeli věc vyřešit mimosoudně. Bez ní vám může soud krátit přiznanou náhradu nákladů.

Co musí předžalobní výzva obsahovat

• Přesnou identifikaci věřitele a dlužníka (jméno/název, adresa, IČO)
• Jednoznačné určení pohledávky (číslo faktury, datum splatnosti, výše)
• Výši naběhlých úroků z prodlení ke dni výzvy
• Výzvu k úhradě s konkrétním termínem (min. 7 dní)
• Upozornění, že po marném uplynutí lhůty podáte žalobu
• Bankovní spojení pro platbu

Vzor předžalobní výzvy

Krok 4: Platební rozkaz a soud (nad 60 dní)

Pokud ani předžalobní výzva nezabrala, nastupují soudní nástroje. Nemusíte se ale hned bát komplikovaného soudního řízení – pro peněžité pohledávky existuje zjednodušená cesta: platební rozkaz.

Co je platební rozkaz

Platební rozkaz je soudní rozhodnutí vydané bez ústního jednání, v němž soud vyzve dlužníka, aby do 15 dní zaplatil nebo podal odpor. Nemá-li dlužník závažné námitky, platební rozkaz nabude právní moci a stane se exekučním titulem.

Elektronický platební rozkaz (EPR)

Pro pohledávky do 1 milionu Kč se podává elektronický platební rozkaz přes portál epodatelna.justice.cz. Potřebujete:

• Datovou schránku nebo elektronický podpis (eObčanku)
• Vyplnit formulář – jméno/adresa/IČO věřitele a dlužníka, popis pohledávky, výše, přílohy (faktura, upomínky)
• Zaplatit soudní poplatek 4 % z vymáhané částky, min. 1 000 Kč

Pokud dlužník nepodá odpor, nabývá platební rozkaz právní moci a vy jej použijete k exekuci. Pokud odpor podá, přechází věc do klasického soudního řízení – v tu chvíli se vyplatí uvažovat o právním zastoupení.

Rozhodčí doložka – rychlejší alternativa

Pokud máte ve smlouvě sjednanou rozhodčí doložku, řeší spor rozhodce místo soudu. Výhody: rychleji (obvykle do 3 měsíců), levněji a neveřejně. Nevýhoda: rozhodčí doložku musíte mít sjednanou předem – nelze ji doplnit zpětně po vzniku sporu.

Krok 5: Exekuce

Máte-li pravomocný rozsudek nebo platební rozkaz (exekuční titul), nastupuje exekutor. Exekuci zahájíte podáním návrhu na nařízení exekuce k exekutorovi dle vlastního výběru (seznam na ekcr.cz).

Exekutor má ze zákona k dispozici tyto nástroje:

• Srážky ze mzdy nebo příjmů – nejčastější způsob u fyzických osob
• Přikázání pohledávky z účtu – obstaví bankovní účty dlužníka
• Prodej movitého majetku – zabavení a dražba věcí
• Prodej nemovitosti – krajní opatření při vysokých pohledávkách
• Zřízení exekutorského zástavního práva – chrání věřitele při prodeji nemovitosti

Speciální případ: klient v insolvenci

Pokud byl na klienta prohlášen konkurz nebo povolena reorganizace, standardní vymáhání nefunguje – souběžná exekuce je ze zákona zakázána. Musíte pohledávku přihlásit do insolvenčního řízení.

Jak přihlásit pohledávku do insolvence

1. Ověřte stav řízení a lhůtu pro přihlašování na isir.justice.cz (vyhledejte klienta podle IČO nebo jména).
2. Vyplňte přihlášku pohledávky – formulář stáhnete z insolvenčního rejstříku nebo ze stránek příslušného soudu.
3. Přihlášku podejte elektronicky přes datovou schránku nebo osobně na soud ve stanovené lhůtě (typicky 2 měsíce od zahájení řízení – lhůtu najdete v rozhodnutí o úpadku).
4. Přiložte veškeré doklady: fakturu, smlouvu, korespondenci, upomínky.

Úroky z prodlení a paušální náhrada nákladů

Na dvě věci máte při prodlení dlužníka nárok ze zákona – a to i bez smlouvy a bez jakéhokoliv upozornění:

1. Úroky z prodlení

Upravuje je §1970 občanského zákoníku a nařízení vlády č. 351/2013 Sb. Sazba se rovná repo sazbě ČNB platné první den prodlení, zvýšené o 8 procentních bodů. Úroky začínají nabíhat automaticky dnem následujícím po splatnosti.

Příklad: Faktura 50 000 Kč, repo sazba 3,75 %, prodlení 60 dní. Úroky = 50 000 × 11,75 % / 365 × 60 = 967 Kč.

2. Paušální náhrada nákladů

Kromě úroků máte při prodlení v obchodněprávním vztahu (B2B) nárok na paušální náhradu nákladů spojených s uplatňováním pohledávky ve výši 1 200 Kč (§3 odst. 1 nař. vl. č. 351/2013 Sb.). Tuto částku nemusíte nijak prokazovat ani dokladovat – vzniká ze zákona a můžete ji uvést v každé upomínce.

Odpis pohledávky do nákladů

Pokud se pohledávku nepodaří vymoci, můžete ji za určitých podmínek odepsat do daňových nákladů a tím snížit základ daně.

Daňový odpis pohledávky (§24 odst. 2 písm. y) ZDP)

Pohledávku lze daňově odepsat, pokud:

• Byla při vzniku zahrnuta do zdanitelných příjmů (tj. vystavili jste za ni fakturu)
• Nastaly zákonem stanovené důvody: dlužník zemřel bez majetku, je v úpadku, pohledávka je po promlčení, nebo ji soud přiznal a exekuce byla zastavena pro nedostatek majetku

Opravné položky k pohledávkám (§8a zákona o rezervách)

Pokud vedete účetnictví (nikoliv daňovou evidenci), můžete tvořit zákonné opravné položky, které snižují základ daně ještě před samotným odepsáním:

Jak automatizovat upomínky v ainvoice

Ruční sledování splatnosti desítek faktur měsíčně je časově náročné a snadno se na něco zapomene. ainvoice proto nabízí automatické upomínkování, které celý proces převezme za vás.

Jak nastavit automatické upomínky:

1. V nastavení přejděte do sekce Upomínky (Nastavení → Upomínky)
2. Zapněte automatické upomínky a zvolte počet dní po splatnosti pro každou fázi (např. 1 den, 7 dní, 21 dní)
3. Upravte předmět a text e-mailu pro každou fázi – od přátelského tónu v první upomínce po formálnější text ve třetí
4. ainvoice automaticky přiloží PDF faktury a doplní dlužnou částku i číslo faktury

Časté dotazy (FAQ)

Jak vysoké jsou zákonné úroky z prodlení v roce 2026?

Zákonná sazba se rovná repo sazbě ČNB platné první den prodlení, zvýšené o 8 procentních bodů (nař. vl. č. 351/2013 Sb.). Při repo sazbě 3,75 % (únor 2026) je to tedy 11,75 % ročně. Úroky nabíhají automaticky dnem následujícím po splatnosti – nemusíte je v upomínce nijak avizovat.

Musím posílat upomínku, než zažaluji klienta?

Zákon to výslovně nevyžaduje. Pohledávku můžete žalovat hned po splatnosti. Prakticky ale doporučujeme předžalobní výzvu vždy odeslat – soud ji zohledňuje při přiznání náhrady nákladů řízení a klient může zaplatit bez nutnosti soudu.

Za jak dlouho se pohledávka promlčí?

Obecná promlčecí lhůta je 3 roky a běží ode dne splatnosti faktury (§629 občanského zákoníku). Po uplynutí 3 let může dlužník promlčení namítnout a soud žalobu zamítne. Lhůtu přeruší zahájení soudního řízení nebo uznání dluhu dlužníkem (písemně nebo splácením).

Co je platební rozkaz a jak ho podat?

Platební rozkaz je zjednodušené soudní řízení vydané bez ústního jednání. Žalobu podáte online přes epodatelna.justice.cz nebo fyzicky na příslušném okresním soudu. Soudní poplatek je 4 % z vymáhané částky (min. 1 000 Kč). Při pohledávce do 1 milionu Kč se vydá elektronický platební rozkaz (EPR).

Mohu si náklady na vymáhání dát do daňových výdajů?

Ano. Poplatky za právní zastoupení, soudní poplatky i náklady na rozhodčí řízení jsou daňově uznatelné výdaje (§24 ZDP), pokud přímě souvisejí s vaším podnikáním a jde o pohledávky z podnikatelské činnosti.

Jak postupovat, když klient je v insolvenci?

Pohledávku musíte přihlásit do insolvenčního řízení ve lhůtě stanovené soudem (obvykle 2 měsíce). Přihlášení podáte přes insolvenční rejstřík. Soudní poplatek za přihlášení se neplatí. Lhůtu nelze prominout – pokud ji promeškáte, pohledávku nejspíš nedostanete.

Právní zdroje: §1970 občanského zákoníku (úroky z prodlení), nařízení vlády č. 351/2013 Sb. (zákonné úroky a paušální náhrada), §142a o.s.ř. (předžalobní výzva), insolvenční zákon č. 182/2006 Sb.