Co je daňová evidence – definice a zákonný základ
Daňová evidence (DE) je způsob vedení záznamů o příjmech a výdajích z podnikání, upravený §7b zákona č. 586/1992 Sb. (zákon o daních z příjmů). Není to účetnictví – je to jednodušší alternativa pro fyzické osoby.
Klíčový princip: DE funguje na cash basis – zápis provádíte ke dni, kdy přijmete nebo zaplatíte peníze, nikoliv ke dni vystavení nebo přijetí faktury. Nezaplacená faktura se do DE nezapisuje.
DE vs. účetnictví: V účetnictví zapisujete faktury při vystavení (akruální princip). V DE zapisujete pouze reálné peněžní toky – přijatá platba, uhrazený výdaj. Mnohem jednodušší.
Rozcestník: paušál vs. DE vs. účetnictví
| Kritérium | Paušální výdaje | Daňová evidence | Účetnictví |
|---|---|---|---|
| Složitost | Nejjednodušší | Střední | Nejsložitější |
| Evidence výdajů | Ne (nesledujete) | Ano (vše) | Ano (vše) |
| Limit příjmů | do 2 000 000 Kč | do 25 000 000 Kč | bez limitu |
| Odpisy | Ne (zahrnuty v paušálu) | Ano | Ano |
| Sleva na manžela/manželku | Ne (výjimka: dítě do 3 let) | Ano | Ano |
| Vhodné pro | Nízké skutečné výdaje | Vysoké skutečné výdaje | Povinnost nebo dobrovolně |
Paušální výdaje ve výši (max. do 2 mil. Kč příjmů):
- 80 % – řemeslná živnost (max. odpočet 1 600 000 Kč)
- 60 % – živnosti volné a vázané (max. 1 200 000 Kč)
- 40 % – svobodná povolání, autorská práva (max. 800 000 Kč)
- 30 % – příjmy z nájmu (max. 600 000 Kč)
Co DE obsahuje
Zákon formu daňové evidence nepředepisuje – vedete ji v libovolné formě (Excel, papír, software). Musí ale obsahovat:
- Peněžní deník – záznam všech příjmů a výdajů ke dni platby, rozdělený na příjmy ovlivňující základ daně a ostatní (SP, ZP, výběry pro osobní potřebu)
- Pohledávky – přehled neuhrazených faktur vydaných (k 31. 12. musíte znát stav pro inventuru)
- Závazky – přehled neuhrazených faktur přijatých
- Majetek a závazky – evidence hmotného majetku (odpisové karty), zásob, cenin
Jak správně vést DE – praktický postup
- Každou přijatou platbu zaznamenejte ihned do peněžního deníku – datum, od koho, částka, popis, kategorie příjmu
- Každý uhrazený výdaj zaznamenejte ke dni platby – datum, komu, částka, popis, kategorie výdaje (daňový / nedaňový)
- Archivujte doklady ke každé položce – faktury, paragon, bankovní výpis. Bez dokladu výdaj neuznáte
- Na konci roku udělejte inventuru – spočítejte stav hotovosti, pohledávek, závazků a majetku
- Ze sumáře DE vypočtete základ daně: příjmy ovlivňující ZD − výdaje ovlivňující ZD
Pozor: Přijaté zálohy (platby předem od klienta) jsou příjmem v DE ke dni přijetí, i kdyby zakázka nebyla ještě dokončena. Pohledávky (nevyplacené faktury) naopak příjmem nejsou, dokud nejsou zaplaceny.
Výhody a nevýhody vs. paušální výdaje
Kdy se DE vyplatí více než paušál:
- Vaše skutečné výdaje jsou vyšší než paušál (typicky řemeslníci, vývojáři s drahým HW)
- Chcete uplatnit slevu na manžela/manželku nebo daňové odpisy
- Plánujete přechod na paušální daň (DE je dobrý základ)
- Vaše příjmy přesahují 2 000 000 Kč (paušál nelze)
Kdy je paušál jednodušší:
- Vaše skutečné výdaje jsou nízké (konzultant, copywriter)
- Nechcete evidovat doklady a řešit administrativu
- Výdajový paušál vychází výhodněji v konkrétních číslech
Kdy musí OSVČ přejít na účetnictví
OSVČ musí přejít na účetnictví, pokud:
- Její roční obrat (příjmy) překročí 25 000 000 Kč – pak přechází na účetnictví od 1. 1. následujícího roku (§1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.)
- Dobrovolně se zapíše do obchodního rejstříku
- Zákon nebo jiný právní předpis to stanoví
Naprostá většina OSVČ pod hranici 25 milionů nepřekročí a DE může vést po celou dobu podnikání.
Software a nástroje
Formát DE zákon nestanoví – vybírejte podle složitosti podnikání:
- Excel nebo Google Sheets – vhodné pro jednoduché podnikání s malým počtem transakcí. Stáhněte si šablonu peněžního deníku z webu finanční správy nebo použijte vlastní
- Fakturační software s DE (ainvoice, Pohoda, Money) – automaticky zaznamenává příjmy z faktur po jejich zaplacení, výdaje po importu z banky. Šetří hodiny ručního zapisování
- Papírová evidence – legální, ale nepraktická. Vhodná pouze pro velmi jednoduché případy
Doporučení: Pokud vystavujete více než 10 faktur měsíčně nebo máte vyšší počet výdajů, použijte software. Ruční evidence v Excelu rychle přestane být únosná.
FAQ
Jak dlouho musím archivovat doklady pro DE?
Pro účely daně z příjmů (DPFO) je archivační lhůta 3 roky od konce zdaňovacího období. Pokud jste plátcem DPH, je lhůta 10 let pro doklady vztahující se k DPH. Uchovávejte raději 10 let, abyste se vyhnuli problémům.
Mohu v průběhu roku přejít z paušálu na DE?
Ne. Způsob uplatnění výdajů si volíte pro celé zdaňovací období a nelze ho měnit zpětně. Přechod z paušálu na DE nebo naopak je možný vždy od 1. 1. nového roku.
Co když v DE udělám chybu?
Opravte ji v roce, ve kterém ji zjistíte (nikoliv zpětně v původním roce). Pokud chyba ovlivnila základ daně v předchozím roce, podejte dodatečné daňové přiznání.
Musím vést DE i při paušální dani?
Při paušální dani (§2a zákona o daních z příjmů) nemusíte podávat daňové přiznání ani vést DE pro daňové účely. Stačí evidovat příjmy pro kontrolu limitu (1 000 000 / 1 500 000 / 2 000 000 Kč podle pásma).
Daňová evidence bez práce
ainvoice automaticky sleduje příjmy z faktur a výdaje z importu bankovního výpisu. Základ daňové evidence bez ručního zapisování.
Začít zdarma →Související články: Daňové odpisy 2026 · Paušální vs. skutečné výdaje · Paušální daň 2026 · Kalkulačka OSVČ · Daně OSVČ 2026 · AI faktura · Daňově uznatelné náklady OSVČ · Pohledávky OSVČ · Fakturace z mobilu