Zálohová faktura vs. proforma - jaký je mezi nimi rozdíl

Proforma faktura a zálohová faktura patří mezi nejčastěji zaměňované pojmy v české fakturaci. Přestože je podnikatelé používají denně, mnozí přesně neví, jaký je mezi nimi rozdíl, kdy kterou vystavit a jaké mají daňové dopady. V tomto článku si oba dokumenty podrobně rozebereme a ukážeme si kompletní workflow od vystavení výzvy k platbě až po závěrečnou vyúčtovací fakturu.

Co je proforma faktura

Proforma faktura není faktura v pravém slova smyslu. Jedná se o výzvu k platbě, kterou posíláte odběrateli, aby zaplatil předem za zboží nebo službu, kterou mu teprve dodáte. Pokrývá celou částku objednávky.

Z pohledu účetnictví a daní je proforma faktura zcela neutrální dokument:

• Není účetním dokladem — neúčtuje se o ní v účetnictví ani v daňové evidenci.
• Není daňovým dokladem — nemůže sloužit jako podklad pro odpočet DPH.
• Nevzniká z ní povinnost odvést DPH — samotné vystavení proformy nezakládá žádnou daňovou povinnost.
• Odběratel z ní nemůže nárokovat odpočet — ani kdyby DPH na proformě bylo uvedeno (což by nemělo).

Proforma je vlastně jen formalizovaná žádost: „Zaplaťte mi prosím tuto částku na tento účet." Jejím zaplacením odběratel potvrzuje objednávku a dodavatel získává jistotu, že zakázka bude uhrazena.

Kdy se proforma faktura používá

Proformu nejčastěji vystavíte v těchto situacích:

• Nový odběratel — ještě neznáte jeho platební morálku a chcete platbu předem.
• E-shopy a online služby — zákazník objedná, obdrží proformu a po zaplacení dostane zboží.
• Zahraniční obchod — proforma slouží jako podklad pro celní řízení nebo bankovní převod.
• Služby s dlouhodobou realizací — webový projekt, stavební práce, konzultace na míru.

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura funguje na stejném principu jako proforma — je to výzva k platbě, nikoli daňový doklad. Zásadní rozdíl je v tom, že zálohová faktura požaduje zaplacení pouze části celkové ceny (zálohy, depositu).

Stejně jako u proformy platí:

• Není účetním dokladem
• Není daňovým dokladem
• Nevzniká z ní povinnost odvést DPH
• Odběratel z ní nemůže nárokovat odpočet DPH

Zálohy se v praxi využívají jako pojistka pro obě strany: dodavatel má jistotu, že odběratel myslí objednávku vážně, a odběratel nemusí platit celou částku najednou předem.

Kdy se zálohová faktura používá

• Stavební a řemeslné zakázky — záloha na materiál před zahájením prací.
• Zakázková výroba — záloha na pokrytí výrobních nákladů.
• Dlouhodobé projekty — postupné zálohování v průběhu realizace.
• Pronájem — záloha (kauce) při zahájení nájmu.

Klíčový rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou

Oba dokumenty jsou si velmi podobné — ani jeden není daňovým dokladem a ani jeden nezakládá povinnost odvést DPH. Hlavní rozdíl je v rozsahu požadované platby:

Z daňového a účetního hlediska jsou si tedy oba dokumenty rovnocenné. Liší se pouze obchodní logikou — proforma pokrývá celý objem zakázky, zatímco zálohová faktura jen jeho část.

Daňový doklad k přijaté platbě — to, co lidé zaměňují se zálohovou fakturou

A zde se dostáváme ke klíčovému bodu, který způsobuje většinu zmatků. Když odběratel zaplatí proformu nebo zálohovou fakturu a peníze přijdou na váš účet, situace se mění:

Pokud jste plátce DPH, máte podle § 28 odst. 1 zákona o DPH povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě, a to do 15 dnů od přijetí platby. Tento doklad:

• JE daňovým dokladem — na rozdíl od proformy a zálohové faktury.
• Obsahuje rozúčtování DPH — základ daně a DPH musí být vyčísleny.
• Zakládá povinnost odvést DPH — přijaté DPH musíte uvést v přiznání k DPH za příslušné zdaňovací období.
• Odběratel z něj může uplatnit odpočet — pokud je rovněž plátce DPH.

Právě tento daňový doklad k přijaté platbě je to, co mnoho podnikatelů mylně nazývá „zálohovou fakturou". Je ale zásadně odlišný — je to regulérní daňový doklad s plným rozúčtováním DPH.

Jak se liší od proformy a zálohové faktury

Jak to funguje v praxi — krok za krokem

Pojďme si celý proces ukázat na konkrétním příkladu. Představte si, že jste grafický designér (plátce DPH) a domluvíte se se zákazníkem na vytvoření firemní identity za 60 000 Kč bez DPH (72 600 Kč s 21% DPH). Dohodnete se na záloze 50 %.

Krok 1: Vystavení zálohové faktury

Vystavíte zálohovou fakturu na 30 000 Kč bez DPH (tj. 36 300 Kč s DPH). Dokument jasně označíte jako „Zálohová faktura" a uvedete, že se nejedná o daňový doklad. DPH na zálohové faktuře uvádíte pouze informativně — abyste odběratel věděl, jakou celkovou částku má zaplatit.

Krok 2: Odběratel zaplatí

Odběratel uhradí 36 300 Kč na váš účet. V tomto okamžiku máte přijatou platbu.

Krok 3: Daňový doklad k přijaté platbě

Do 15 dnů od připsání platby na účet vystavíte daňový doklad k přijaté platbě:

• Základ daně: 30 000 Kč
• DPH 21 %: 6 300 Kč
• Celkem: 36 300 Kč

Tuto DPH (6 300 Kč) uvedete v přiznání k DPH. Odběratel si může uplatnit odpočet.

Krok 4: Dodání služby

Vytvoříte firemní identitu a předáte ji zákazníkovi.

Krok 5: Vyúčtovací faktura (konečná faktura)

Po dokončení zakázky vystavíte vyúčtovací fakturu, ve které od celkové ceny odečtete již uhrazenou zálohu:

Na vyúčtovací faktuře musíte uvést odkaz na daňový doklad k přijaté platbě (jeho číslo). Odběratel doplatí zbývajících 36 300 Kč a vy odvedete DPH z doplatku (6 300 Kč) v příslušném zdaňovacím období.

Náležitosti proformy a zálohové faktury

Přestože proforma ani zálohová faktura nejsou daňovými doklady, měly by obsahovat všechny údaje potřebné k bezproblémové platbě a identifikaci obchodu. Doporučený obsah:

• Jasné označení dokumentu — „Proforma faktura", „Zálohová faktura" nebo „Výzva k platbě". Nikdy ne pouhé „Faktura".
• Číslo dokumentu — vlastní číselná řada oddělená od běžných faktur (např. PF-2026001 nebo ZF-2026001).
• Identifikace dodavatele — název/jméno, IČO, DIČ (pokud je plátce DPH), sídlo.
• Identifikace odběratele — název/jméno, IČO, sídlo.
• Popis zboží nebo služby — co je předmětem obchodu.
• Částka k úhradě — u proformy celková cena, u zálohové faktury výše zálohy.
• Platební údaje — číslo účtu (IBAN), variabilní symbol, případně QR kód pro platbu.
• Datum splatnosti — do kdy má odběratel zaplatit.
• Upozornění — viditelná poznámka: „Tento dokument není daňovým dokladem."

Čím se liší náležitosti od řádné faktury

Na rozdíl od řádné (daňové) faktury nemusí proforma ani zálohová faktura obsahovat:

• Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) — plnění ještě nenastalo.
• Povinné rozúčtování DPH (základ + sazba + výše DPH).
• Evidenční číslo daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH.

Podrobný přehled všech povinných náležitostí řádné faktury najdete v článku Náležitosti faktury.

Pro neplátce DPH — mnohem jednodušší

Pokud nejste plátce DPH, je celý proces výrazně přímočařejší. Odpadá totiž nejsložitější krok — vystavení daňového dokladu k přijaté platbě.

Postup pro neplátce DPH:

1. Vystavíte proformu nebo zálohovou fakturu — bez DPH, protože nejste plátce.
2. Odběratel zaplatí — peníze přijdou na váš účet.
3. Dodáte zboží nebo službu.
4. Vystavíte řádnou fakturu — a odečtete již uhrazenou zálohu.

Žádný daňový doklad k přijaté platbě, žádné rozúčtování DPH, žádné lhůty 15 dnů. Stačí vystavit proformu, přijmout platbu a po dodání vystavit konečnou fakturu.

Časté chyby při práci se zálohami a proformami

V praxi se u proform a zálohových faktur opakují stále stejné chyby. Většina z nich je snadno odstranitelná — stačí vědět, na co si dát pozor.

1. Proforma označená jako „Faktura"

Nejčastější chyba. Pokud proformu označíte pouze jako „Faktura" bez dalšího upřesnění, odběratel (nebo jeho účetní) ji může omylem zaúčtovat jako běžnou přijatou fakturu. To vede ke zkreslení účetnictví na straně odběratele a potenciálně k neoprávněnému odpočtu DPH. Vždy používejte jasné označení: „Proforma faktura" nebo „Výzva k platbě".

2. Zapomenutý daňový doklad k přijaté platbě

Plátce DPH přijme zálohu, ale nevystaví daňový doklad k přijaté platbě. To je porušení § 28 zákona o DPH. Povinnost vystavit tento doklad do 15 dnů od přijetí platby platí bez výjimky — i když dodání zboží nebo služby proběhne ve stejném měsíci.

3. Uvedení DPH na proformě jako na daňovém dokladu

Proforma s plným rozúčtováním DPH (základ, sazba, výše DPH), která vizuálně vypadá jako daňový doklad, je matoucí. Odběratel si z ní může omylem nárokovat odpočet, za což hrozí sankce. Pokud DPH na proformě uvádíte, jasně vyznačte, že jde o informativní údaj a dokument není daňovým dokladem.

4. Chybějící vyúčtovací faktura

Po dodání zboží nebo služby je nutné vystavit konečnou (vyúčtovací) fakturu, ve které odečtete uhrazené zálohy. Některé podnikatelé tento krok vynechají s odůvodněním, že „už to bylo zaplaceno proformou". Jenže proforma není faktura — bez řádné faktury nemáte v účetnictví doložený výnos.

5. Duplicitní odvod DPH

Podnikatel odvede DPH z daňového dokladu k přijaté platbě a poté znovu z celé vyúčtovací faktury, aniž by odečetl již odvedenou DPH ze zálohy. Výsledkem je dvojí zdanění stejného plnění. Na vyúčtovací faktuře musíte vždy odečíst zálohu včetně DPH, které jste již odvedli.

6. Špatná číselná řada

Proformy a zálohové faktury by měly mít oddělenou číselnou řadu od řádných faktur. Pokud je číslujete ve společné řadě, vzniká chaos v evidenci a hrozí, že proforma bude při kontrole považována za řádnou fakturu.